はじめに
【こんな方に読んでほしい！】 ・穴あけパンチを使うのが面倒だと思っていた人。 ・効率の良い書類の整理方法を模索していた人。
穴あけパンチを使うのを止めることで書類整理の手間を省く事ができます。
ただし書類に穴を開けて管理する事が、職場で統一のルールとなっていて、変えるのが難しい場合もあると思います。
また、穴あけパンチで書類を保管することで紙がバラバラにならず、本をめくるような動作で書類に目を通せるというメリットもあります。
以下の項目をご覧いただき、今後も穴あけパンチを使って書類を保管するかしないかをぜひとも試してみてください！
この記事のポイント
①穴を開ける手間が無駄。
ただ紙を保管するという目的のためだけに、穴あけパンチを取り出して、適切な枚数の紙を挟み込んで、穴を開ける位置を調整して、ハンドルを勢いよく下ろし、何回か使った後は丸い形の紙ごみをまとめて捨てるという手間をかけるのが時間の無駄です。
また、穴を開けることにより、書類の一部分が読めなくなる可能性もあります。
さらには、穴を開けた部分の近くが、破れるとファイリングできなくなって、イライラするという事態も発生します。
②紙を出し入れする時間が無駄。
ただ紙を保管するためだけに、ファイルの金属の棒の部分に穴を通したり、紙を取り出す時にそこから外したりする時間が無駄です。
特に間違えてファイルに入れてた紙を全部、金属の棒の部分から外してしまって、それを元に戻そうとする際に、穴の位置が一枚一枚微妙にずれていて、一気に穴に通せなかった時のイライラは半端ないです。
③クリアファイルで十分代用できる場合がある。
まずはここまで電子化が進んだ現代なので、紙媒体で書類を保管するという風習を最大限なくしていくのがベストではあります。
その上でどうしても紙で保管しなければならないというものがある場合は、クリアファイルを使いましょう。
クリアファイルならとにかく出し入れが楽というメリットがあります。
・大量の紙を保管できない。
・紙がバラバラになりやすい。
・どれに何が入っているかわからなくなる。
というデメリットを思い浮かべる人もいるかもしれません。
しかし、大き目のクリアファイルやファイルケースを使ったり、インデックスラベルをつけて識別したりと工夫次第でなんとかなる場合もあります。
特に理由もなく穴あけパンチで紙を管理していた場合は、一度はクリアファイルを試してみる価値はあると思います。
さいごに
穴あけパンチによる書類整理が自分に合っているかどうか、ぜひ考え直してみてほしいのだ。
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